Tableurs partagés, applications gratuites, logiciels libres, offres « freemium » : les solutions ne manquent pas pour gérer une association. Le plus difficile est de choisir un outil qui conviendra encore dans trois ans, quand le bureau aura changé. Voici les questions à se poser, dans l'ordre.
1. Partir de vos besoins réels
Avant de comparer des logiciels, listez ce que fait réellement votre association au cours d'une année :
- Adhérents : combien de membres, quelles informations sur eux, qui doit pouvoir les consulter ?
- Cotisations : un tarif unique ou plusieurs ? Faut-il relancer les retardataires ?
- Comptabilité : quelques écritures par mois ou des centaines ? Plusieurs comptes bancaires ? Des comptes à présenter en assemblée générale ?
- Activités et bénévoles : faut-il organiser des inscriptions, des plannings, suivre des heures ?
- Documents : statuts, procès-verbaux, contrats… où sont-ils rangés aujourd'hui ?
Un outil qui fait tout mais que personne ne comprend n'est pas un bon choix. Un outil trop limité vous obligera à le compléter par des tableurs, et vous reviendrez à l'éparpillement de départ.
2. Comprendre ce que « gratuit » veut dire
Un logiciel peut être gratuit pour des raisons très différentes. Cherchez la réponse à une question simple : comment le service est-il financé ?
- Offre gratuite limitée : certaines fonctions ou un nombre de membres au-delà duquel il faut payer. Vérifiez les seuils avant de vous lancer.
- Commissions : certains outils de paiement en ligne se rémunèrent sur les transactions ou proposent un « pourboire » au moment du paiement.
- Publicité ou exploitation des données : lisez la politique de confidentialité.
- Logiciel libre : le logiciel lui-même est gratuit, mais il faut l'héberger, soit vous-même, soit chez un hébergeur.
- Structure non lucrative : le service est financé par des dons, des subventions ou du bénévolat.
Aucun modèle n'est mauvais en soi ; l'important est de le connaître pour ne pas être surpris.
3. Vos données : où, et qui y accède
Le fichier des membres contient des données personnelles. Votre association en est responsable, au sens du RGPD. Demandez :
- où les données sont hébergées (pays, prestataire) ;
- qui peut y accéder chez l'éditeur, et dans quel cadre ;
- comment elles sont sauvegardées, et à quelle fréquence ;
- s'il existe un contrat de sous-traitance (obligatoire au sens de l'article 28 du RGPD quand un prestataire traite des données pour vous).
4. Pouvoir partir : la réversibilité
C'est le critère le plus souvent oublié. Avant de saisir quoi que ce soit, vérifiez que vous pouvez exporter vos membres et votre comptabilité dans un format ouvert (CSV, ODS, XLSX) ou sous forme de sauvegarde complète. Un outil dont on ne peut pas sortir vous rend dépendant de ses conditions futures.
5. Penser à la durée et à la passation
Les bureaux changent. Le bon outil est celui que le prochain trésorier reprendra sans formation lourde :
- les accès sont-ils nominatifs, avec des droits par rôle ?
- l'outil dépend-il d'une seule personne (celle qui a installé le serveur, ou dont l'adresse e-mail est liée au compte) ?
- existe-t-il une aide accessible quand on bloque ?
La liste de vérification
- Les fonctions dont nous avons besoin sont-elles incluses, sans payer ?
- Savons-nous comment le service est financé ?
- Où sont nos données, et existe-t-il un contrat de sous-traitance ?
- Pouvons-nous exporter toutes nos données à tout moment ?
- Le prochain bureau pourra-t-il reprendre l'outil facilement ?
- Qui nous aide en cas de problème ?
Et MonAsso, dans tout ça ?
MonAsso héberge gratuitement Paheko, logiciel libre de gestion associative, pour les associations : adhérents, cotisations, comptabilité, plus des modules Bénévoles, RGPD, Secrétariat et Bureau. Le service est porté par une association loi 1901 et financé par des dons. Il a aussi ses limites : voir ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas.
